مدیریت و مشاوره IT در مهندسی مجدد( BPR)
در یکی از مباحث مدیریت بنام مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار BPR ، فناوری اطلاعات (IT) را بعنوان یک زیر ساخت و ابزار بسیار کارآمد بید در نظر گرفت.بنابراین باید از مشاوره IT در BPR یا مهندسی مجدد استفاده نمود. متن زیر خلاصه ای از یک مطلب پایه برای مهندسی مجدد میباشد.
شروع دوباره
مهندسی مجدد بیش از آن که یک تکنیک . روش بهبود یا متدولوژی باشد یک تغییر و رویکرد ساختار شکن است.باید به این سوال جواب دهیم: چرا ما باید این کار را انجام بدهیم؟
برای تخصصBPR باید نگرش خود را نسبت به شرایط فعلی تغییر دهیم و از هرگونه تعصب و اصرار نسبت به فعالیتهای در حال اجرا پرهیز شود.« مهندسی مجدد یعنی شروع دوباره » . مهندسی مجدد یعنی شناخت دقیق با نگرش فرآیندگرا به سازمان، ترسیم دقیق رابطه فعالیت ها و شرایط اجرای فرآیندها، برآورد منابع . هزینه تمام شده.نتیجه طراحی مجدد فرآیندها: دستیابی به سرعت بیشتر و هزینه کمتر در انجام فعالیتهاو تامین هدف های کلیدی بنگاه و موقعیت برتر در رقابت و ارزش افزوده بیشتر برای سازمان و مشتری. اساس این دیدگاه بر مبنای بازنگری اساسی فعالیتها و وظایف و ایجاد دیدگاه فرآیندگرایی در قالب فناوری اطلاعات است. باید فرآیندگرایی مدنظر قرار گیرد یعنی مرزهای موجود بین دپارتمانهای مختلف برداشته شود و وظایف به صورت زنجیرهای متصل به هم در عرض سازمان جاری شود و تبدیل ساختار نردبانی به ساختار مسطح و روان سازی مسیر اجرا.
در عصر صنعتی آقای آدام اسمیت به ساده کردن کارها به وظایف کوچک روی آورد. که باعث سود آوری بسیاری گردید.و این تقسیم کار بهرهوری را بالا برد و تیلور نیز نظریه خود مبنی بر اندازهگیری کار را وارد محیط کار کرد(مهندسی صنایع امروزی). اما دو عامل به مرور زمان باعث شدند این روشها دیگر شرایط سودآوری را نداشته باشند اول تغییر در تقاضای مشتریان و دوم تغییر در قبا. رقابت بسیار زیاد شده و مشتریان نیز هر چیزی را نمیخرند، قدرت انتخاب دارد و به معیارهای کیفیت، قیمت و سرعت اهمیت میدهد. دیر یا زود سازمان سنتی مجبور با فناست. اندیشه وجود« مشتریان یک دست » دیگر درست نیست و فروشندگان با « مشتری » هایی سرو کار دارند که به خواستهها و سلیقه خود آگاه است.رقیبان فراوانند و گوناگونی آنها بسیار چشمگیر است.
شرکتها مجبورند مشتریان را از طریق کیفیت بهتر، قیمت پایین تر، سرعت بالاتر، خدمات مطلوب تر… حفظ کنند.و آنها روشهایی را بکر برده اند مانند بهینه سازی، تحیل سیستمها، اتوماسیون و …که هر کدام باعث کاهش هزینه ها میشوند و کارها را بهتر انجام میدهند.اما این که آیا باید این کار را انجام داد یا نه ؟ بررسی نمیشود. پس به مرور موضوع بازنگری در فرآیندها مطرح شد و به این نکته رسیدند که IT ما را قادر به کشف راه کارهای جدیدی میکند. آقای همر به این موضوع اشاره داشت: فرآیندهای قدیمی را پاک کنید و قواعد کهنه را دور بیندازید و با لوح جدید و تمیز شروع کنید و سپس از فناوری اطلاعات در فرآیند جدید استفاده نمایید. مایکا معتقد است : اتوماسیون کارساز نیست فعالیت های زاید را حذف کنید.مهندسی مجدد با اندیشه تقسیم کار(آدام اسمیت) مخالف است. در نگاه جدید کارها تجزیه نمیشوند بلکه به هم پیوند میخورند تا یک فرآیند پیوسته را تشکیل دهند. با یاری گرفتن از نیازهای امروز و بازار فن آوری های نوین، چگونه کار را سامان دهیم.با این تغییر روش شرکتهایی مانند زیراکس،IBM و فورد و… در آستانه سقوط موفق به دگرگونی شدند.
تعریف مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار
تعریف فرآیند BPR
فرآیند عبارت است از گام های متوالی از وظایف یا فعالیت ها که ورودی های تامین کنندگان را به یک خروجی تبدیل میکند. فرآیند کاری باید با ایجاد تغییر،ارزش افزوده در بر داشته باشد.
تعاریف دیگری نیز وجود دارد بعنوان مثال، چک لند میگوید: فرآیند شامل یک مجموعه منظم از فعالیتهایی است که به صورت منطقی مرتب شده اند و افرادی ورودی را به خروجی تبدیل میکنند تا به یک هدف مشخص دست یابند.
مفهوم فرآیند کسب و کار
مجموعه ای از گام های طراحی شده برای تولید یک محصول یا خدمت. دکتر همر و چمپی میگویند: یک سفارش مخصوص از فعالیت های کاری در طول زمان و مکان با مشتریان داخلی و خارجی و یک سری ورودی و خروجی کاملا مشخص.
چند نمونه از فرآیند کسب و کار در ایساکو
مشخصات کلیدی فرآیندها
یک سری فعالیت های کاری مرتب و هماهنگ که از منبعی استفاده کرده و ارزشی برای مشتری تولید میکنند.مشخصات یک فرآیند را میتوان اینگونه بیان کرد:
- یک فرآیند باید ارزشی برای دریافت کننده نتیجه آن(مشتری) داشته باشد.
- بخش ها و سازمان های مختلف درگیر فرآیندها هستند.
- یک فرآیند تکمیل میشود و به شخص یا واحد دیگری منتقل می گردد.
- اطلاعات همراه با فرآیند جریان دارد.و از آن برای تولید خروجی و مشاهده کنترل فرآیند استفاده میشود.پویایی و تغییرات جریان اطلاعات یکی از راه های طراحی مجدد است.
- دانش توسط فرآیند ایجاد میشود.دانش فرآیند شامل مهارت های ضروری و جامع در خصوص اجرای فعالیت هاست که دست اندرکاران آن فرآیند را قادر به اجرای موثر مسئولیت ها در شرایط مختلف میکند.
تعریف رسمی مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار
بازاندیشی بنیادین و طراحی نو و ریشه ای فرآیندها، برای دست یابی به بهبود و پیشرفتی شگفت انگیز در معیارهای حساس امروزی همچون قیمت، کیفیت، خدمات و سرعت.
واژه های کلیدی:
بنیادین: ما چرا این کارها را انجام می دهیم؟ چرا کارهای مان را این گونه که هست انجام می دهیم؟… چه بوده است؟ اهمیتی ندارد… و چگونه باید باشد؟ اهمیت دارد.
ریشه ای: کاری را از بُن دوباره طراحی کردن. مهندسی دوباره برپا کردن شرکتی جدید و نو را در نظر دارد، نه بهسازی، اصلاح و بهبود وضع موجود.
شگفت انگیز: به دنبال جهشی شگفت انگیز است که کهنه ها را به باد داده و چیزی کاملا نو جای آن مینشاند.
فرآیند : مجموعه گام هایی است که یک یا چند درون داد را به کار گرفته و برون دادی می آفرینند و برای مشتری سودمند و خواستنی است.
همواره چنین نیست که بتوان همه مرال انجام یک کار گسترده را در یک سکت فشرد و یک نفر را مسئول آن نمود. شاید چندین نفر بخش های مختلف فرآیند را اداره کنند و البته نمیتوان همه مهارت لازم را به یک نفر آموزش داد پس باید تیمی کارگشا تشکیل داد. در مهندسی مجدد بیشتر بازرسی و کنترل های هزینه بر و وقت گیر حذف خواهند شد.
تعبیرهای مختلف از مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار
پیتر دراکر میگوید: مهندسی مجدد اندیشه ای است نو، این اندیشه باید به اجرا درآید.
کلین در شرکت گیت وی میگوید: مهندسی مجدد طراحی مجدد ریشه ای و سریع استراتژی ها، فرآیندهای کاری ضروری، سیستم ها، سیاستها، و ساختار سازمان ها که جریان کاری و بهره وری در سازمان را بهینه میکند.
استنسون ایده اصلی مهندسی مجدد را ایجاد سیستم های مبتنی بر گروه های کاری میداند که مشکلات بازتابی از عدم انجام فرآیندهای واقعی و درست انجام گرفتن کار هستند. بیشترین اثربخشی هنگامی پدید میآید که شرکت یا سازمان چاره ای جز تحول کامل نداشته باشدو برای بقا ناچار به تغییر فعالیت های خود باشد.
توانایی ها و مهارتهای مورد نیاز برای طراحی مجدد فرآیندها
باید نگرش و تفکر بهبود و ساختار شکن داشت و قواعد کهنه و دست و پاگیر را دور انداخت. اولین موضوعی که به ذهن افراد برای بهبود سازمانی رسید استفاده از زیر ساخت IT ، ابزارهای جدید و اتوامتیک کردن کار بود. در BRP استفاده از IT یک اصل نیست بلکه یک ابزار مهم برای تخریب مرزهای فیزیکی و افزایش سرعت است. از IT میتوان برای تغییر شکل کسب و کار وطرح های جدید نیز استفاده نمود.IT میتواند برای کسب رضایت مشتریان، عرضه کنندگان، و دیگر ذی نفعان در طراحی مجدد استفاده کرد.هرچه زیر ساخت IT قوی تر باشد و اعضاء تیم مهندسی مجدد توانایی بیشتری داشته باشند، تمرکز بر مشتری و امید به بهبود فرآیندها بیشتر خواهد شد.
دیدگاه فرآیندی
بزرگترین خصیصه موج دوم BRP فرآیندگرایی و بهبود فرآیندی است. فرآیند محوری با دگرگون سازی دیدگاه های سنتی، موجب مسطح شدن ساختار سازمان در راستای فرآیندها و روان سازی اجرای کارها میگردد. باید چهار گام اصلی برداشته شود:
- شناسایی فرآیندها و برگزیدن نام و عنوان برای آنها.
- شناساندن فرآیندها و اهمیت آنها به همه دست اندکاران.
- برگزیدن معیارهای ارزیابی عملکرد جهت اطمینان از کارکرد صحیح فرآیندها.
- داشتن مدیریت فرآیندگرا جهت اداره و پیشبرد درست فرآیندها در بالاترین توان آنها و بهره گیری از فرصتها در بهسازی مستمر.
مدیریت تغییر
برای گذار از شرایط فعلی و اجرای فرآیندها و رویه های جدید نیاز به مدیریتی داریم که کلیه جوانب را در نظر بگیرد و منابع مورد نیاز و همچنین گروه های کاری را تجهیز نماید.مدیریت تغییر پس از موج اول مهندسی مجدد و پس از شکستها مطرح شد. مواردی مانند مقاومت های سازمانی و نحوه تعدیل آن، برنامه ریزی و اجرای تغییرات و سایر اقدامات مورد نیاز جهت ایجاد جهش و بهبود شگرف در یک سازمان بررسی و اجرا می گردند.
حلقه زنجیره های تامین و توزیع
برای طراحی دوباره فرآیندهای خرید و فروش در بنگاه های تجاری، شناخت فرآیند تعامل و ارتباط بین سازمان هابرای تامین مواد و قطعات صورت می پذیرد، بسیار مفید و حیاتی است.این موضوع را موج دوم BRP میگوییم.
استقرار نظام مدیریت دانش
به اشتراک گذاری دانش اجرای فرآیندها موجب بالارفتن مهارت انجام دهندگان و حذف زمان های تاخیری در فرآیند. این موضوع را موج سوم BRP میگوییم.
«علی شیرازی»
ثبت ديدگاه