همگی از تاثیرIT در سازمان  و شرکت ها بسیار شنیده ایم . در این بخش با یک مورد مطالعه نقش IT را شفاف تر بیان میکنم.

«مزایا و آسیب های بازمهندسی بر مبنای فناوری اطلاعات»

مقدمه

یک شرکت فنی و مهندسی از سال۷۰ کار خود را با حدود ۳۰ نفر بصورت رسمی آغاز کرد و تا کنون پروژه ها متعددی را در با شهرداری، وزارت مسکن و شهرسازی،سازمان عمران کیش، سازمان عمران قشم،فدراسیون های ورزشی مشاوره و نظارت کرده است. از سال ۸۲ در چندین پروژه نفت، گاز و پتروشیمی در مناطق ویژه صنعتی بعنوان مشاور ارشد پروژه در دست کار دارد.و اکنون با ۲۰۰ نفر در دفتر مرکزی تهران، به سمت مشاوره و نظارت پروژه های برون مرزی قدم برداشته است.

به جهت نوع فعالیتم از سال ۸۰  با این شرکت در ارتباط هستم که در یک تصمیمی برای تغییر بنیادی، امور داخلی شرکت بطور کامل مبتنی بر فناوری اطلاعات پایه ریزی شد. در این مطالعه مورد تاثیرIT در سازمان را از چند منظر مورد بررسی قرار میدهم.

مزایای سازمانی باز مهندسی فرآیندها بر مبنای اطلاعات

یکی از بخشهای بسیار فعال در شرکت ، بخش دبیرخانه در امور اداری بود که گم شدن نامه ، نداشتن آرشیو ، بایگانی منظم و صرف هزینه بالای کاغذ جهت مکاتبات یکی از مهمترین مشکلات آن بود. تیم و کمیته IT در چند جلسه توجیهی برای مدیران ارشد شرکت سیستم بدون کاغذ را پیشنهاد دادند و توانستند در شبکه داخلی شرکت با حدود ۲۰۰ کاربر کامپیوتر و شبکه در تهران(دفتر مرکزی) و ۱۰۰ نفر در دفاتر شهرستان ها و سایت پروژه های شرکت این سیستم راه اندازی شود.

با استقرار چند سرور مجهز برای اینترنت، ایمیل، تجهیزاتی مانند چاپگر ، فایلها و در نظر گرفتن فضای کافی(درایو) مجازی مشترک روی شبکه برای دسترسی افراد و به اشتراک گذاری فایل همکاران در نظر گرفته شد. شبکه داخلی شرکت با تنظیمات خاص و مورد نیاز راه اندازی شد و برنامه MS Outlook نیز برای مکاتبات در کلیه سطوح از کارکنان تا مدیران ارشد و مدیر عامل برای تمامی کامپیوترها نصب و راه اندازی شد.

تعداد کارمندان واحدها تعدیل شد و افرادی که فعالیت چشم گیری نداشتند براحتی شناسایی شدند. بعنوان نمونه واحد امور اداری و دبیرخانه با حدود ۱۵ نفر به ۶ نفر کاهش پیدا کرد.تمام افراد با شماره کار و شماره پروژه خاص درباره هر قسمت دیگری از شرکت که کاری داشتند براحتی در ارتباط بودند و دسترسی به آرشیو ایمیلها براحتی برای هر فردی امکان پذیر بود. و از جنبه امنیت اطلاعات نیز یک روال منطقی و مناسب برای تهیه نسخه پشتیبان نیز در نظر گرفته شد تا در مواقع ضروری بازیابی اطلاعات انجام گیرد.

بالا رفتن سرعت انجام کار بسیار چشمگیر بود و کارکنان از طریق سیستم کنترل میشدند، تقریبا در زمان حضور در شرکت کارهای مفید و برنامه ریزی شده انجام میدادند. در ضمن اینکه کلیه جلسات و قرار ملاقاتها از طریق OutLook تنظیم و اطلاع رسانی به تمام افراد میشد.برای ساعت کار افراد برنامه ریزی منظمی نیز انجام گرفت . حتی در پایان ساعت کار سیستم از طرف مدیر شبکه با افرادی که بی جهت کامپیوتر خود را روشن نگاه داشته اند اخطار صادر میکرد.

ارسال فایل  متن و تصویر بصورت پیوست نیز براحتی امکان پذیر شد. سیستم به نحوی تنظیم شد که اگر کارکنان بخواهند از بیرون محیط شرکت بخواهند کار اداری و مکاتبات خود را پیگیری نمایند براحتی دسترسی فراهم باشد.البته چون کارکنان همه با کامپیوتر به کار مشغولند شرکت،به برق اضطراری قوی و مناسب مجهز گردید.

پس این تحولات فناورانه از منظر سرعت و دقت کار بسیار موثر واقع شد. حجم کاغذ و جوهر مصرفی چاپگرها نیز بشدت کاهش پیدا کرد و شرکت توانست از محل این صرفه جویی دو عدد پلاتر حرفه ای مناسب برای کار معماران و مهندسین نیز تهیه کند.

آسیب شناسی باز مهندسی فرآیند بر مبنای فناوری اطلاعات

آسیب ها از جنبه  ارگونومی

در اثر بکارگیری فناوری مشکلات جدیدی بوجود آمد؛ کارکنانی که در طول روز ساعات زیادی را به اجبار در پشت کامپیوتر میگذراندند، مانند بخش اداری یا مالی یا دبیرخانه در محیط کار خود کمتر به ارتباط و زمان برای گپ و گفت های دوستانه می شدند و به نوعی کسالت و افسردگی را در خود احساس میکردند. برای مثال از ۶ نفر دبیرخانه ۵ نفر دچار درد مفاصل در ناحیه مچ دست و کتف و گردن شدند .

مدیران  برای مقابله با یکنواختی محیط کار محیط را با گلدان های ریشه دار و سبز متحول کردند. نورپردازی را متفاوت کردند و در بعضی واحدها پخش موزیک در نظر گرفته شد. در محل شرکت نیز یک فضا مناسب برای استراحت افراد نیز در نظر آماده شد.

آسیب ها از جنبه روانی

همچنین افرادی(گاه با سنین بالا) که آشنایی با کامپیوتر و این سیستم جدید را نداشتند و نیازمند آموزش فشرده و مستمر از طرف تیم IT بودند، این آموزش ها برای بعضی موثر نبود و آنها را از نظر روحی و روانی دچار یاس و سرخوردگی در مقابل دیگر همکاران کرد. گاهی با چندین جلسه آموزش هم موضوع حل نشده و به جهت استفاده نادرست و عدم یادگیری سیستم را دچار مشکلات نرم افزاری و گاهی سخت افزاری میکنند.

نتیجه گیری

شاید از نظر مدیران ارشد بدست آوردن این مزیت ها به ناچار این صدمات را هم باید متقبل شد.و یا بصورت جدی راه حلی برای آن نیز در نظر گرفت.اما موضوعی که نمی توان  از آن چشم پوشی کرد، مزیت های بدست آمده و کاهش هزینه هاست.و اینکه از طریق شبکه میتوان کاربران را نیز در کنترل داشت و در صورت بروز مشکل آن را براحتی ردیابی کرد. ویا حتی جلوی حرکات مخرب و عمدی را نیز گرفت.

با استفاده از سیستم جدید کارها سرعت می گیرد، نامه ای مفقود نمیشود، و بایگانی مطمئن و منظم شده است.

علی شیرازی – مهر ماه ۹۲